یکی از مسائلی که در انتخاب یک سیستم ERP برای سازمان ها بسیار مهم است، هزینه ای است که بابت استقرار یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بایستی پرداخت کنند. در این مقاله ، سعی می شود این هزینه از جنبه های مختلف بررسی شوند. اگر بخواهیم، تمام هزینه های پیاده سازی ERP را در نظر بگیریم شامل موارد زیر است:
هزینه ERP برای آماده سازی سازمان
بسیاری از سازمان ها، جهت سنجش میزان آمادگی سازمان خود برای استقرار ERP، یک پروژه ارزیابی آمادگی سازمان (ERP Readyness) را انجام می دهند تا ضمن شناسایی ریسک ها ی استقرار ERP قبل از اجرا، سازمان خود را برای ورود ERP آماده نمایند.
طراحی وضع بهبود یافته
سیستم های ERP بزرگ خارجی (ERP های در Scale کوچک نظیر ABAS نیز وجود دارد) با توجه به اینکه برای سازمان های بسیار بزرگ و بزرگ ، سیستم ERP را تولید نموده اند، ـدانشی را که از این استقرارها به دست آورده اند را در قالب Best Practice در نرم افزار خود قرار داده اند. یک سازمان ایرانی، برای استقرار ERP لازم دارد تا در یک فاز، وضع بهبود یافته سازمان خود را طراحی کند. اینجا مهم ترین چالشی است که سازمان های ایرانی در استقرار ERP های خارجی با آن روبرو هستند. چون بایستی خود را تا حد بسیار زیادی با آنچه که ERP توصیه می کند، انطباق دهند تا ERP درست کار کند. به هر حال، این فاز که معمولا بین 3 ماه تا 1 سال طول می کشد، نیازمند صرف هزینه جهت خرید خدمات از شرکت های پیاده ساز ERP و مشاورین دارد.
لیسانس نرم افزار
برای خرید یک سیستم ERP ، لازم است تا هزینه لیسانس نرم افزار را پرداخت کنید. معمولا هزینه لیسانس نرم افزار برای یک بار پرداخت می شود و در سال های بعدی (هزینه ای بین 15 تا 25 درصد لیسانس)، هزینه پشتیبانی از سیستم بایستی پرداخت شود. لیسانس ERP ها، معمولا به ماژول هایی که خریداری می شود (مثلا شاید یک مشتری ماژول مدیریت پروژه را نخواهد)، تعداد کاربران هم زمان (که با کل تعداد کاربران متفاوت است)، تعداد شرکت ها (برای ERP هایی که چند شرکتی را پشتیبانی می کنند) و تعداد پرسنل (معمولا برای ماژول های منابع انسانی) بستگی دارد و رقمی بین 400 میلیون تا 20 میلیارد تومان می تواند باشد. البته یک سری ERP هم در بازار وجود دارد که به صورت Open Source ارائه می شود و هزینه لیسانس آن ها پایین یا رایگان است. تولید کنندگان این ERP ها، از هزینه لیسانس نرم افزار خود در برابر دریافت هزینه های استقرار و سایر خدمات چشم پوشی کرده اند.
هزینه استقرار
پیاده سازی سیستم ERP خود یک پروژه مستقل است. معمولا طراحی وضع بهبود یافته نیز جز استقرار و پیاده سازی در نظر گرفته می شود. در اینجا، کارفرما بایستی هزینه خدمات لازم جهت Configuration، Customization، انتقال اطلاعات، آموزش، تست و راه اندازی سیستم ها پرداخت کند. هزینه خدمات راه اندازی و استقرار معمولا بین 1 تا 10 برابر هزینه لیسانس است. بالطبع از آنجایی که دانش ERP های خارجی بزرگ دنیا، هنوز به صورت کامل وارد ایران نشده است، خریداران ERP های خارجی بایستی توجه داشته باشند که جهت جلوگیری از شکست پروژه ERP خود، نیاز دارند تا خدمات مشاورین و تیم های پیاده سازی خارجی را که هزینه های گزافی جهت ارائه خدمات خود در ایران دریافت می کنند نیز خریداری کنند.
هزینه های پنهان
پیاده سازی ERP، مستلزم صرف هزینه های پنهان بسیار زیادی است که مهم ترین آن نفرساعتی است که از پرسنل کارفرما گرفته می شود. به هر حال استقرار یک سیستم ERP، یک پروژه دو طرفه است که بسیاری از کارها را نظیر جمع آوری اطلاعات، مطالعه مستندات، ارائه اطلاعات، مصاحبه، تست، کار موازی با سیستم قبلی و... را بایستی خود کارفرما انجام دهد
هزینه های سخت افزاری
برای نصب یک سیستم ERP، احتیاج به تهیه Server و سایر سخت افزارهای مرتبط است.
ATRA ERP چگونه هزینه های پیاده سازی ERP را مدیریت می کند؟
1- از آنجایی که در استقرار ATRA ERP، لزومی به انجام تغییرات گسترده در سازمان نیست و ATRA ERP به بهبود مستمر در سازمان فکر می کند، صرف هزینه های بسیار بالا در فاز ERP Readyness منتفی است و این فاز، می تواند با هزینه کمتری انجام شود.
2- هزینه طراحی وضع بهبود یافته: معمولا این فاز، یک فاز پرهزینه، پرریسک و با مدت زمان طولانی در استقرار ERP هاست. چرا که کاربران نهایی منتظر رسیدن سیستم جدید هستند و تا پایان این فاز، از سیستم خبری نیست. طولانی بودن این فاز، باعث می شود تا لایه های پایین تر سازمان از استقرار ERP در سازمان، ناامید یا دلسرد شوند. در ATRA ERP، طراحی وضع بهبود یافته به جای اینکه بر روی کاغذ انجام شود به کمک خود سیستم و با استفاده از سطح Configuration بالای سیستم انجام می شود. بنابراین، کاربر می تواند درک بهتری از آنچه که پس از پیاده سازی سیستم در وضع بهبود یافته اتفاق می افتد داشته باشد. همچنین به جای اینکه هزینه بسیار بالایی صرف طراحی وضع بهبود یافته ای شود که هیچ حسی از آن در سیستم نداریم، می توانیم در کوتاه مدت، وضع بهبود یافته سازمان را ببینیم و درک کنیم. استفاده از این متدولوژی باعث می شود تا این فاز، کوتاه تر و با هزینه کمتری انجام شود.
3- هزینه لیسانس: آتراویژن، برخلاف بسیاری از سیستم های ERP، کل هزینه لیسانس نرم افزار را همان ابتدای قرارداد دریافت نمی کند. بلکه این هزینه را در طول اجرای پروژه و با پیشرفت پروژه دریافت می کند.
