واژه Practice، در زبان انگلیسی به معنای "عملی است که بصورت یک روال یا عادت انجام می شود" و زمانی که در کنار Best قرار می گیرد، به معنی رویه ای است که تا این زمان منجر به بهترین بازده و نتیجه نسبت به سایر رویه ها شده است. همان طور که می دانیم، سازمان های مختلف برای انجام فعالیت هایی که در استراتژی کاری آن ها وجود دارد، رویه هایی را طراحی می کنند که این کار معمولا توسط واحد سازمان ها و روش ها انجام می شود.
زمانی که از Best Practice یک سازمان صحبت می کنیم، منظور ما بهترین رویه ای است که تا این زمان منجر به بهترین نتیجه و کارایی برای آن سازمان شده است که ممکن است به مرور زمان و با رشد و بلوغ سازمان، این رویه تغییر کند و Best Practice دیگری شکل بگیرد.در نظر داشته باشیم که رسیدن به ایده آل بک هدف و آرزو محسوب می گردد. در یک سازمان و یا پروژه جهت رسیدن به همچنین ایده آلی نیاز مند وجود سیستم بهبود مستمر و وجود تجربیات بسیاری می باشد تا بتوان ادعای رسیدن به آن را نمود. فراموش نکیم که بهترین ها همواره در لحظه و موقت هستند و روش های بهتری دائما در حال بوجود آمودند. در یک سازمان بالغ در واقع روش ایده آل تنها بخش و لحظه ای از زمانی است که در آن قرار دارید و بهبود همواره در حال رخ دادن است.
شرکت های توسعه دهنده ERP دنیا، زمانی که محصول نرم افزاری خود را برای اولین بار در یک صنعت "پیاده سازی می کنند"، با روال ها و فرآیندهای آن صنعت آشنا می شوند و با بهره گیری از مشاورین سیستمی و متخصصین حوزه های مختلف آن صنعت و البته با کمک مالکین فرآیندهای مشتری خود، سعی در طراحی وضع بهبود یافته آن سازمان می کنند و پس از آن سعی می کنند اگر قابلیتی در آن صنعت مورد نیاز است که در نرم افزار وجود ندارد، آن قابلیت را به نرم افزار خود اضافه کنند.
وقتی که تعداد مشتریان آن شرکت توسعه دهنده ERP در آن صنعت، زیاد می شود، آگاهی شرکت توسعه دهنده ERP از ابعاد مختلف نیازمندی های آن صنعت با توجه به تعداد مشتریان متنوع زیاد می شود و به مرور می تواند به Best Practice ان صنعت دست پیدا کند. یعنی با ایجاد هم افزایی بین دانش سازمان های مختلف آن صنعت، بهترین فرآیند ممکن در آن صنعت را شناسایی می کند و به مشتریان بعدی خود توصیه می کند از این فرآیندها به عنوان روال های کاری سازمان خود استفاده کنند.
از آنجایی که محصول تولیدی شرکت توسعه دهنده ERP، به مرور زمان و منطبق بر نیازهای صنعت مربوطه توسعه یافته است، اعمال تغییرات در این محصول نرم افزاری ممکن است بسیار سخت باشد و یا احتیاج به صرف هزینه های بسیار زیاد داشته باشد. بنابراین زمانی که از یک محصول ERP استفاده می کنید که بر پیاده سازی Best Practice در سازمان شما، تاکید دارد به معنی این است که "شما باید سازمان خود را منطبق بر فرآیندهای از پیش طراحی شده در ERP بکنید که این فرآیندها با توجه به تجربیات شرکت توسعه دهنده ERP تا کنون بهترین بازدهی را در صنعت شما داشته است."
تا اینجا کار بسیار خوب است. زیرا مشتری جدید می داند با خرید سیستم ERP از یک شرکتی که در صنعت مرتبط با او، چندین مشتری داشته و به Best Practice صنعتش دست یافته، می تواند فرآیندهای سازمان خود را منطبق با فرآیندها و روال های جهانی به روزرسانی کند. اما مشکل کار کجاست؟
مشکل کار از دو مساله نشات می گیرد:
1- شاید بتوان گفت ممکن است حدود 80 تا 90 درصد فرآیندهای Best Practice که در محصول ERP شرکت توسعه دهنده قرار داده شده، قابلیت پیاده سازی در سازمان کارفرما را داشته باشند. اما آن اختلاف 10 الی 20 درصدی، همان فرآیندهای خاصی هستند که مدیران ارشد سازمان با در نظر گرفتن شرایط اقتصادی کشور، قوانین و مقرارت داخلی، شرایط بازار، شرایط تولید و بسیاری عوامل دیگر، به مرور زمان به این نتیجه رسیده اند که سازمان بدون آن فرآیندها قابل پیاده سازی نیست و چالش اصلی سازمان با شرکت توسعه دهنده ERP همان جا شروع می شود.
2- رسیدن به Best Practice های پیشنهادی یک شرکت توسعه دهنده ERP ممکن است برای سازمان کارفرما، یک آرمان باشد که رسیدن به آن در حال حاضر غیرممکن یا بسیار دشوار است. پذیرفتن این ریسک که برای رسیدن به Best Practice شاید نیاز به "بازمهندسی فرآیندهای سازمان" باشد کاری بسیار سخت است. چرا که انجام تغییرات گسترده در تمامی فرآیندهای سازمان علاوه بر اینکه منجر به ایجاد "مقاومت درون سازمانی" می شود، ممکن است لزوما سازمان کارفرما را به بهترین کارایی هدایت نکند و حتی کارایی را از وضع موجود هم بدتر کند.
بنابراین یک سازمان برای انجام بهبود در سازمان خود، دو راه کلی پیش رو دارد:
1- با یک شرکت توسعه دهنده ERP که دارای Best Practice صنعت مرتبط با اوست، قرارداد ببندد و بپذیرد که باید سازمان خود را با فرآیندهای طراحی شده در آن سیستم ERP، منطبق کند و امیدوار باشد، بهترین کارایی برای سازمانش اتفاق بیفتد.
2- به جای Big Bang، با مطالعه Best Practice های ارائه شده توسط شرکت های مختلف (که ممکن است توسعه دهنده ERP باشند یا شرکت های مشاوره مدیریت باشند) و با درک صحیح از فرآیندهای وضع موجود سازمان خود و شرایط محیطی ای که سازمان در آن فعالیت می کند، سعی در بهبود مستمر فرآیندهای وضع موجود داشته باشیم و Best Practice سازمان خود را به صورت روزانه خلق کنیم. این کار، ریسک سازمان را کاهش می دهد و اگر با تغییر در فرآیند به نتیجه مطلوبی نرسیدیم، می توانیم آن را به فرآیند قبلی بازگردانیم.
محصول ERP تولید شده توسط شرکت آتراویژن با نام تجاری ATRA ERP، با تفکر دوم منطبق است. از آنجایی که در طراحی این سیستم، از بیشتر ERP های بزرگ دنیا، Benchmark شده است، سعی شده تا فرآیندهای بهینه صنایع مختلف به صورت منعطف و قابل تنظیم در سیستم قرارداده شود. اما از سوی دیگر، سازمان کارفرما را مجبور به تغییرات گسترده و تبعیت کامل از فرآیندهای توسعه یافته در سیستم نمی کند. چرا که این فرآیندها به شیوه ای کاملا منعطف پذیر طراحی شده اند و سازمان کارفرما، می تواند با تلفیق این فرآیندها یا خلق یک فرآیند جدید، سیستم را با نیازمندی های خود همسو کند.
