انتخاب نرم افزار ERP مهمترین بخش تصمیم برای استقرار می‌باشد و در طی فرایند انتخاب آن، شما باید در اخلاقی‌ترین، تخصصی‌ترین و دقیق‌ترین وضعیت خود باشید. اغلب شرکت‌های فروشنده نرم‌افزار ERP درهنگام ارائه پیشنهاد به شما عاشق شما خواهند بود و فقط نکات مثبت را به شما می‌گویند.
از عشق و نکات مثبت صرف نظر کنید و به منظور شناسایی شرکتی که بهترین محصول را برای سازمان شما دارد و شریک خوبی برای آینده خواهد بود، مطالب زیر را در نظر داشته باشید.
۱- گرد آوری الزامات ERP
گردآوری الزامات، فرایند فراهم کردن و نوشتن لیست مفصلی از عملیاتی است که یک سیستم ERP باید از عهده آن برآید. این لیست به عنوان یک اصل اساسی برای ورود به مذاکره با تأمین‌کنندگان ERP درمورد قابلیت‌های محصولشان است. فاکتور اساسی در تهیه الزامات، بیان هرچه بیشتر جزئیات است. برای مثال اگر یکی از موارد لیست الزامات شما "امکان دریافت سفارش مشتری" باشد، همه تأمین‌کننده‌ها اذعان می‌کنند که محصول ERP آنها این قابلیت را دارد. اما "امکان دریافت سفارش مشتری بر حسب هر واحد اندازه گیری و هر واحد پول" یک الزام جزئی‌تر است و احتمالا همه تأمین‌کنندگان ERP قادر به پاسخ مثبت به این نیاز نیستند. گردآوری الزامات نیازمند بردباری، یک ذهن درگیر بر جزئیات، دانش کسب و کار و مهارت‌های ارتباطی برای ترغیب افراد به بیان نکات ظریف و دقیق در مورد وظایف شغلی خود می‌باشد.
موفقیت نهایی در گردآوری الزامات، دستیابی هم‌زمان به فرایند جاری کسب و کار و فرایندهای استاندارد و تحقق پذیریست که در جهت رسیدن به وضعیت بهینه باید تغییر کنند. واژه "تحقق پذیر" مهم است، چرا که اگر لیست "اینطور باید باشد (To Be)" عمدتاَ از تخیلات افرادی خیال پرداز تهیه شده باشد، هیچ تأمین‌کننده‌ای قادر به تحقق آن نیست.
۲- ایجاد تیمی جهت ارتباط با تأمین‌کنندگان
جهت ارتباط با تأمین کنندگان و ارزیابی محصولات آنها بهتر است یک تیم تشکیل دهید و برای این تیم یک سخنگو انتخاب کنید. انتخاب سخنگو باید به گونه‌ای باشد که بتوانید ایجاد یک رابطه شخصی توسط سخنگو با ارائه دهنده نرم‌افزار در خلال چرخه فروش (که قضاوت شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد) را مدیریت کنید. یک راهکار این است که یک کارشناس خرید به عنوان سخنگو انتخاب شود که علاوه بر داشتن تجربه رفتار با تأمین‌کنندگان و تیم تدارکات، آموزش‌های لازم برای مذاکره به صورت اخلاقی، شفاف و تخصصی را دیده باشد. این فرد باید قادر به تحلیل نقطه نظرات تیم باشد و بتواند آن را بطور دقیق بیان کند. این نقش فقط سخنگویی است و این فرد اختیارات تصمیم‌گیری و اختیاری بیش از آن‌چه را شما به وی واگذار کرده‌اید، ندارد.
۳- RFI – RFP – RFQ
درخواست ارائه اطلاعات (RFI)، درخواست ارائه پیشنهاد (RFP) و درخواست ارائه پیشنهاد قیمت (RFQ) بیانگر اسناد و مدارکی هستند که در پروژه انتخاب تأمین‌کننده نرم‌افزار ERP جزء الزامات کلیدی می‌باشند. صرف نظر از ساختار تیم انتخاب ERP، اطمینان حاصل کنید که فردی از واحد تدارکات و خرید به تیم شما در ایجاد اسناد RFI، RFP و RFQ کمک کند.
درخواست ارائه اطلاعات (RFI): هدف از RFI ارائه اطلاعات مکتوب مرتبط در مورد تأمین‌کننده ERP می‌باشد. ضرورتا این یک بیوگرافی کسب و کار است که تشریح می‌کند تأمین‌کننده کیست.
درخواست ارائه پیشنهاد (RFP): ساختار RFP لیستی متشکل از چند صد قلم الزام تعیین شده در گام گردآوری الزامات ERP می‌باشد. این درخواست جهت تحویل به تأمین‌کنندگان برای درک بهتر الزامات شما می‌باشد.
درخواست ارائه پیشنهاد قیمت (RFQ): ساختار درخواست RFQ برای پیشنهاد قیمت می‌باشد که در آن هر تأمین‌کننده ERP همه شرایط مالی را به منظور ارائه راه حل پیشنهادی، مشخص می‌کند که شامل هزینه‌های مجوز استفاده از نرم‌افزار (License)، هزینه‌های استقرار نرم‌افزار، هزینه‌های پشتیبانی سالیانه، شرایط و روش پرداخت و... می‌باشد.
۴- شناسایی تأمین‌کنندگان
احتمال اینکه تمام بسته‌های نرم‌افزاری ERP موجود در بازار به طور یکسانی برای کسب و کار و صنعت شما قابل استفاده باشند، بسیار کم است. با اینترنت شروع کنید. از کلمات کلیدی مانند "نرم‌افزار ERP"، "نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی"، استفاده کنید. آن اطلاعات را پرینت کرده و مطالعه کنید. در کنار آن به مجلات تجاری، خبرنامه‌ها یا بروشورهای ارائه شده در نمایشگاه‌ها نیز توجه کنید. با همه افرادی که فکر می‌کنید می‌توانند به شما کمک کنند، صحبت کنید.
زمانی که لیستی شامل پانزده تا بیست تأمین‌کننده مورد علاقه خود را تهیه کردید، RFI (درخواست ارائه اطلاعات) آماده شده در گام قبلی را به منظور دستیابی به پیش زمینه اولیه و به دست آوردن اطلاعات برای هر تأمین‌کننده ارسال کنید. اگر RFI خود را به خوبی تهیه کنید، بر اساس پاسخ‌های داده شده به RFI، شانس تقلیل لیست خود به نصف را خواهید داشت. بعد از ارزیابی نتایج RFI، باید قادر باشید لیست خود را به هشت تا ده کاندیدا کاهش دهید.
۵- ایجاد لیست تأمین‌کنندگان منتخب (Short List)
قدم بعدی شما این است که مجددا لیست را کوتاه‌تر کنید تا لیستی کوتاه از چهار تا شش کاندیدا ایجاد کنید تا با آنها وارد مذاکرات جدی‌تری شوید. هیچ فرمول ریاضی برای چگونگی وزن دهی و ارزیابی طرفداران و منتقدان تأمین‌کنندگان وجود ندارد. زمانی که یک لیست کوتاه پیشنهادی در دست دارید، در مورد آن با مسئول IT و همچنین با مشاور گردآوری الزامات خود بحث کنید (نه به منظور تأیید یک تأمین‌کننده بلکه به منظور یک بررسی معقول). اساسا شما در جستجوی هرگونه ایراد منطقی هستید که بوسیله آن یک تأمین‌کننده راهکار ERP را که مناسب شما نیست، حذف نمایید.
۶- ارزیابی لیست کوتاه تأمین‌کنندگان
زمانی که لیست کوتاه گردآوری شده داشته باشید، فشار به سرعت افزایش می‌یابد. با توجه با اینکه تا اینجا هم فرآیند نسبتا خسته کننده بوده است، هراندازه که می‌توانید به ذهن خود استراحت دهید و با ذهنی آماده و آسوده ادامه دهید. بعد از داشتن لیست کوتاه، بهتر است با بخش‌های فروش تأمین‌کنندگان تماس برقرار کنید و آنان را از دریافت درخواست RFP با خبر کنید. پس از ارسال RFP، حداقل دو جلسه طولانی با هر تأمین‌کننده وجود خواهد داشت. در جلسه اول تأمین‌کننده از شما سوالاتی می‌پرسد تا به طور کامل لیست الزامات و مدل کسب و کار شما را درک کرده و برای آشکار سازی هرگونه معیاری که توسط لیست الزامات RFP پوشش داده نشده است، گفتگو کند.
در دومین جلسه تأمین‌کننده پیشنهاد خود را ارائه می‌دهد. این مرحله واقعا مهمترین مرحله در تمام فرایند است، چرا که در خلال این مرحله است که شما در مورد میزان قوی یا ضعیف بودن انطباق نرم‌افزار با الزامات و مشارکت تأمین‌کننده نتیجه گیری خواهید کرد. تأمین‌کنندگان در این مرحله نرم‌افزار خود را به گونه‌ای پرزنت می‌کنند که تمام مزایای نرم‌افزارشان را برجسته و معایب آن را پنهان یا کمرنگ کنند. شما نمی‌خواهید فرایند را با بدگمانی ادامه دهید به همین دلیل بهتر است ترتیب گفتگویی با یک یا چند مشتری که از راهکار ERP تأمین‌کننده استفاده می‌کنند ترتیب دهید تا یک بررسی فراتر از پرزنت نرم‌افزار برایتان ایجاد شود.
غیر معمول نیست که بعد از جلسه پرزنت، شما و تیمتان در موافقت و یا مخالفت با نرم‌افزار، گروه بندی شده و شروع به بحث و تبادل نظر کنید. فضایی از درک متفاوت و شکاف‌هایی در درک تیم از نرم‌افزار ظاهر می‌شود. اگر این مشکل وجود دارد در ترتیب دادن جلسه سوم با تأمین‌کننده برای بحث در مورد این نقاط اختلاف، تردید نکنید. بعد از این مرحله دیگر سوال پاسخ داده نشده‌ای وجود ندارد و زمان آن است که قیمت پیشنهادی پرسیده شود.
۷- RFQ
شما مدت زیادی با تأمین کنندگان صحبت کرده‌اید، RFP ها را بارها و بارها خوانده‌اید و تصدیق کرده‌اید، با مشتریان تأمین کنندگان تماس گرفته‌اید. حال نوبت آن است که در مورد قیمت صحبت کنید. قیمت خود را از طریق ارسال یک RFQ (درخواست قیمت پیشنهادی) به تأمین کنندگانی که معتقدید می‌توانند راهکار نرم‌افزاری مناسبی به شما ارائه دهند، اعلام کنید. تأمین کنندگان از طریق این فرایند می توانند قیمتی را بطور رسمی پیشنهاد دهند.
آمادگی داشته باشید که به واسطه دریافت RFQ، دچار سردرگمی اولیه‌ای شوید. اغلب تأمین‌کنندگان نرم‌افزار تلاشی برای ساده سازی قیمت دهی خود نمی‌کنند و این موضوع را پیچیده می‌کند. احتمالا مجبور می‌شوید RFQ را آن‌قدر دقیق بخوانید تا از آن سر در آورید. آیا تأمین‌کننده قیمت را به‌ازای تک ماژول به شما داده است یا قیمت در قالب یک بسته کامل شامل چند ماژول بوده؟ آیا قیمت ارائه شده شامل لایسنس به‌اضافه استقرار است و یا فقط شامل لایسنس؟ اگر هزینه فقط شامل لایسنس است، آیا هزینه‌ای برای استقرار از شما دریافت می‌کند؟ اگر دو سال بعد بخواهید ماژول اضافه‌ای خریداری کنید، چه می‌شود؟ قیمت بر چه اساسی محاسبه می‌شود؟ آیا افزایش کاربران نرم‌افزار در آینده برای شما هزینه‌ای در بر خواهد داشت؟ چنانچه دارای یک مجموعه چند شرکتی یا چند شعبه‌ای هستید، به ازای هر شرکت یا شعبه جدید چه هزینه‌ای باید پرداخت کنید؟ هزینه‌های پشتیبانی سالیانه چگونه محاسبه می‌شود؟ در نهایت لازم است که کل هزینه اولیه تأمین‌کنندگان مختلف به اضافه هزینه نگهداری سالیانه نرم‌افزار در یک زمان متوسط (عمر متوسط نرم‌افزار) را مقایسه کنید.
توجه داشته باشید که قیمت، یکی از معدود فاکتورهای مشهود در تصمیم گیری است. درنظر گرفتن فاکتورهای اقتصادی در ERP نیازمند یک تعادل دقیق با سایر پارامترهاست چرا که هیچ اندوخته‌ای نمی‌تواند یک راهکار نرم‌افزاری ضعیف را جبران کند. فاکتورهای اقتصادی را به دقت در نظر بگیرید، اما برای تصمیم‌گیری نهایی صرفاَ به آنها توجه نکنید.
۸- تصمیم گیری
بعد از همه این تکالیف، تمهیدات و تحقیقات، زمان آن است که تصمیم نهایی را بگیرید. اگر خوش شانس باشید، یکی از بسته‌های نرم‌افزاری بطور مشهودی بر بسته‌های دیگر برتری دارد که در این صورت تصمیم‌گیری آسان است و هر عقل سلیمی آن را به عنوان یک انتخاب معقول و منطقی تأیید می‌کند. اما به هر حال ممکن است دو یا چند سناریوی نزدیک به هم وجود داشته باشد که در این صورت مجبورید از بین آنها انتخاب کنید و طبعاَ باید قادر به دفاع از گزینه انتخابی خود باشید.
تصمیم‌گیری شما بر اساس سه فاکتور مختلف خواهد بود. اولین فاکتور قابلیت‌ها و کارایی نرم‌افزار و نحوه استقرار است؛ دومین فاکتور مربوط به هزینه‌های خرید و سومین فاکتور مرتبط با احساس و درک شما از روابط کاری با تأمین‌کننده در آینده است. ممکن است فکر کنید در صورتیکه نرم‌افزار خوب کار کند فاکتور سوم کم اهمیت است و یا فاکتور اقتصادی به‌تنهایی می‌تواند تعیین کننده باشد، اما باید بدانید این فاکتور هم بسیار مهم است. تفاوت زیادی بین کارکرد خوب و کارکرد عالی وجود دارد و اینکه بتوانید بین این دو شرط پل بزنید، وابستگی زیادی به روابط شما با تأمین‌کننده نرم‌افزار دارد. مهمترین توصیه این مقاله این است که اگر انتخاب بین دو بسته نرم‌افزاری نسبتا نزدیک است، یک ارزیابی مکتوب مبتنی بر هدف، برای تأیید تصمیم نهایی خود ایجاد کنید. این ارزیابی نیاز به استدلال و رهبری قوی در تیم انتخاب نرم‌افزار دارد چرا که باید هم منصفانه و هم تعیین‌کننده و سنجش‌گر اهداف شما به نظر بیاید. ارزیابی می‌تواند لیستی از سوالات باشد به‌طوری که امتیاز مثبتی برای هر پاسخ مثبت در نظرگرفته شود. پس از آن باید یک کارت امتیازی که همه فاکتورهای مورد نظر با ضریب اهمیت آنها لیست شده باشند، تهیه کنید. این لیست باید بهترین نرم‌افزار را با راهبردهای استراتژیک شرکت انتخاب کند.
بنابراین تصمیم خود را بگیرید و موفق باشید. بیاد داشته باشید اول عملکرد نرم‌افزار و نحوه استقرار، دوم پارامترهای اقتصادی و سوم رابطه با تأمین‌کننده؛ همه اینها را توأما با هم در نظر بگیرید.
۹-قرارداد
قرارداد فیمابین باید کاملا شفاف باشد و در بردارنده مسئولیت دو طرف باشد. باید مشخص باشد چه چیزی دقیقا خریداری می‌شود لذا ویژگی‌های ماژول‌ها و نحوه استقرار آنها با زمانبندی تحویل باید در قرارداد درج شود و یا به آن پیوست شود. قرارداد همچنین باید در بردارنده تمام توافقات پیرامون مراقبت و نگهداری باشد. درصد سالیانه پشتیبانی بر اساس چه عددی است؟ آیا درصد سالیانه می‌تواند تغییر کند؟ تصمیمات فرایند مالی باید به وضوح در قرارداد بیان شود.
منبع: www.erpfocus.com
